ΦΟΡΟΛΟΓΟ-ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗ ΕΓΚΥΚΛΙΟΣ ΤΗΣ ΕΤΕ/ΔΕΗ
ΓΕΝΙΚΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ :
Στις αρχές κάθε μήνα συντάσσεται οικονομικός προϋπολογισμός που αποτυπώνει τα τρέχοντα έξοδα και τις δαπάνες του Σωματείου, ο οποίος εγκρίνεται απαραιτήτως από τον Πρόεδρο και τον Γεν. Γραμματέα, και υλοποιείται με ευθύνη του Α’ και Β’ Ταμία.
Για την περίπτωση που προκύψουν έκτακτες δαπάνες συντάσσεται συμπληρωματικός προϋπολογισμός, κατόπιν εντολής και έγκρισης από τον Πρόεδρο και τον Γεν. Γραμματέα
Βάση του μηνιαίου προϋπολογισμού γίνονται οι αναλήψεις από τον τραπεζικό λογαριασμό του Σωματείου, ενώ στο Ταμείο του Σωματείου δεν μπορεί να βρίσκονται μεγαλύτερα χρηματικά πόσα από αυτά που προβλέπονται στο προϋπολογισμό και αφορούν τις τρέχουσες δαπάνες. Το μέγιστο διαθέσιμο ποσό που υπάρχει στο Ταμείο να μην υπερβαίνει τον προϋπολογισμό του επόμενου δεκαπενθημέρου.
Για όλες τις δαπάνες του Σωματείου χρειάζεται απαραιτήτως εντολή προέγκρισης και ένταλμα πληρωμής υπογεγραμμένα από τον Πρόεδρο και τον Γεν. Γραμματέα, ενώ κάθε κατηγορία δαπάνης θα αποτυπώνεται σε ξεχωριστό κωδικό χρέωσης.
Η καταγραφή όλων των οικονομικών πεπραγμένων γίνεται στο βιβλίο ταμείου χειρόγραφα που συμπληρώνεται από τον Ά και ΄Β Ταμία όπως ορίζει ο νόμος και το καταστατικό και σε λογιστικό πρόγραμμα ηλεκτρονικής μορφής που θα ενημερώνεται αποκλειστικά από το εντεταλμένο Λογιστικό Γραφείο.
Το ΒΙΒΛΙΟ ΤΑΜΕΙΟΥ, θα είναι σε χειρόγραφη μορφή, θα ενημερώνεται σε ημερήσια βάση από τον Α’ ή Β’ ταμία και θα καταγραφεί τις ημερήσιες δαπάνες και την κίνηση των μετρητών που βρίσκονται στο ταμείο. Επισημαίνεται ότι το βιβλίο ταμείου πρέπει να είναι θεωρημένο από το Πρωτοδικείο.
Η φοροτεχνική – λογιστική διεκπεραίωση (το κλείσιμο του φακέλου) για κάθε μήνα, θα γίνεται από το εντεταλμένο Λογιστικό Γραφείο, με βάση πάντα τα οριζόμενα από το νόμο και της Φορο-Οικονομικής Εγκύκλιου.
Τυχόν παραστατικά ή δαπάνες που αποκλίνουν και δεν αντιστοιχίζονται με την Φορο-Οικονομική Εγκύκλιο, δεν θα γίνονται αποδεκτά και δεν θα καταχωρούνται στο φάκελο.
Στο τέλος κάθε μήνα, τα οικονομικά κοινοποιούνται στο ΔΣ όπως ορίζει ο νόμος και το καταστατικό του Σωματείου μας.
ΠΕΡΙΟΔΕΙΕΣ ΚΑΙ ΜΕΤΑΚΙΝΗΣΕΙΣ ΜΕΛΩΝ Δ.Σ :
Για την πραγματοποίηση κάθε περιοδείας, χρειάζεται εντολή μετακίνησης, με απαραίτητη προϋπόθεση πρόσκληση από κάποια ΤΔΕ, η οποία έχει τοπικά προβλήματα ή στα πλαίσια προγραμματισμένων επισκέψεων στις ΤΔΕ, καθώς επίσης και όταν υπάρχουν απεργιακές κινητοποιήσεις, κατόπιν απόφασης του Δ.Σ., υπογεγραμμένη από το αρμόδιο Οργανωτικό Γραφείο, με ακριβή προσδιορισμό του χρόνου, του τόπου και του σκοπού μετακίνησης, την όποια, απαραιτήτως θα προεγκρίνουν ο Πρόεδρος και ο Γεν. Γραμματέας.
Προϋπόθεση για την πληρωμή της περιοδείας είναι η επισύναψη στο έντυπο μετακίνησης των προβλεπόμενων παραστατικών, π.χ (διόδια, εισιτήρια, βενζίνη ,αποδείξεις εστιατορίου και καφέ, απόδειξη παροχής υπηρεσιών ή τιμολόγιο παροχης υπηρεσιών του ξενοδοχείου, τα οποία πρέπει να συμπίπτουν με τις ημέρες περιοδείας, (όχι απλά με τον μήνα). Μεταχρονολογημένα στοιχειά ή παραστατικά, δεν θα γίνονται δεκτά.
Παράλληλα, για την φορολογική προστασία των μελών του Δ.Σ, ώστε τα ποσά που αναλογούν στις δαπάνες μετακίνησης να μην θεωρηθούν ως φορολογητέο εισόδημα, υποχρεούνται βάσει του Κώδικα Φορορλογίας Εισοδήματος και Κώδικα Φορολογικής Αποικόνησης Στοιχείων :
για την περίπτωση της χιλιομετρικής αποζημίωσης με ίδιο μέσο η επισύναψη στο έντυπο μετακίνησης, παραστατικού για αγορά καυσίμων (απόδειξη) και διόδια.
Για την περίπτωση μετακίνησης με μέσα μαζικής μεταφοράς είναι απαραίτητο η προσκόμιση των εισιτηρίων
- για την περίπτωση της ημερήσιας αποζημίωσης η επισύναψη στο έντυπο μετακίνησης παραστατικού, αποδείξεις εστιατόριου ή καφέ.
- για τη διαμονή στο ξενοδοχείο υποχρεωτικά αποδειξη παροχης υπηρεσιών η το τιμολόγιο παροχής υπηρεσιών πρέπει να αναφέρει ονοματεπώνυμο και να κόβεται στα φορολογικά στοιχεία της Ε.ΤΕ.
- η περιοδεία πρέπει υποχρεωτικά να κλείνει το αργότερο εντός δεκαημέρου από την πραγματοποίησή της
- μικροαποδείξεις πλέον των εξόδων μπορούν να βάζουν αυτοί που το Δ.Σ. αποφασίζει
Τα πρωτότυπα παραστατικά των μετακινήσεων μελών από την περιφέρεια μπορούν να στέλνονται με courier μέσα στο δεκαήμερο απο τις ημερομηνίες που πραγματοποιήθηκαν και να πληρώνονται μέσω τραπεζικού λογαριασμού, εφόσον έχουν τα απαραίτητα παραστατικά και την εντολή μετακίνησης που απαιτείται από το Οργανωτικό Γραφείο καιτην έγκριση από τον Πρόεδρο και Γεν. Γραμματέα
Με ευθύνη του Α’ και Β’ Ταμία καμία μετακίνηση δεν πρέπει να αποζημιώνεται, εάν δεν τηρούνται οι παραπάνω προϋποθέσεις.
Επίσης, με ευθύνη του Α’ και Β’ Ταμία καμία μετακίνηση δεν αποζημιώνεται, εφόσον υπάρχουν προηγούμενες οικονομικές εκκρεμότητες ή οφειλές του μέλους προς το ταμείο. Σε αυτή την περίπτωση τα ποσά που αναλογούν στην περιοδεία, παρακρατούνται και συμψηφίζονται με τις οφειλές.
ΔΗΜΟΣΙΕΣ ΣΧΕΣΕΙΣ :
Για τις δημόσιες σχέσεις ορίζεται με απόφαση Δ.Σ μηνιαίο πλαφόν. Και προσδιορίζονται από το Δ.Σ.
- ποιά μέλη του Δ.Σ., της Εξελεγκτικής Επιτροπής και του Τμήματος Αλληλεγγύης και Αιμοδοσίας, μπορούν να αιτιολογούν έξοδα για δημόσιες σχέσεις, π.χ (Πρόεδρος, Γεν. Γραμματέας, Αντιπρόεδρος κ.α),
- ποιες δαπάνες μπορούν να αιτιολογηθούν ως δημόσιες σχέσεις, π.χ (γεύματα εργασίας, δαπάνη για προβολή των θέσεων του Σωματείου μέσω του έντυπου και ηλεκτρονικού τύπου).
Διευκρινίζεται, ότι απαραίτητη προϋπόθεση για κάθε δαπάνη για δημόσιες σχέσεις είναι :
- η αιτιολόγηση της δαπάνης στο πίσω μέρος του παραστατικού, π.χ (γεύμα εργασίας μελών του Δ.Σ.),
- η καταγραφή στο πίσω μέρος του παραστατικού της ημερομηνίας καταβολής και επιπρόσθετα το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του μέλους που έκανε την δαπάνη.
Διευκρινίζεται ότι οι δαπάνες για δημόσιες σχέσεις δικαιολογούνται και αποτυπώνονται λογιστικά σε ξεχωριστό κωδικό χρέωσης όπως ορίζει ο φορολογικός νόμος.
Σε κάθε διαφορετική περίπτωση που δεν πληρούνται τα ανωτέρω, η δαπάνη δεν δικαιολογείται στα έξοδα της ΕΤΕ/ΔΕΗ.
ΚΥΛΙΚΕΙΟ :
Ορίζεται με απόφαση Δ.Σ. μηνιαίο πλαφόν για τα έξοδα κυλικείου των εκλεγμένων μελών που δραστηριοποιούνται σε καθημερινή βάση στην έδρα του Σωματείου.
Απαραίτητη προϋπόθεση για να δικαιολογηθούν τα έξοδα κυλικείου είναι να αναγράφεται στο πίσω μέρος των αποδείξεων η ημερομηνία καταβολής, το ονοματεπώνυμο και η υπογραφή του μέλους που έκανε την δαπάνη.
Οι αποδείξεις για τα έξοδα κυλικείου που αναλογούν σε κάθε μέλος του Δ.Σ καταχωρούνται σε ξεχωριστό φάκελο που θα φέρει το ονοματεπώνυμο του μέλους.
Οι αποδείξεις για τα έξοδα κυλικείου θα αποτυπώνονται αποκλειστικά σε έναν ξεχωριστό κωδικό χρέωσης και η πληρωμή των εξόδων αυτών γίνεται στο τέλος κάθε μήνα, κατόπιν εντάλματος που φέρει την έγκριση και την υπογραφή από τον Πρόεδρο και τον Γεν. Γραμματέα.
Αποδείξεις που δεν θα πληρούν τα παραπάνω ή υπερβαίνουν το οριζόμενο από το Δ.Σ. μηνιαίο ποσόν, δεν θα αποζημιώνονται.
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΚΑ ΕΞΟΔΑ :
Προϋπόθεση για την αιτιολόγηση των εξόδων λειτουργίας είναι η έρευνα αγοράς από την αρμόδια Επιτροπή Αγορών και η επισύναψη – κατάθεση των αντίστοιχων οικονομικών προσφορών.
Η αντίστοιχη διαδικασία, ακολουθείται σε κάθε οικονομική συναλλαγή, όπως προμήθειες και συνεργασίες με τρίτους, που αφορούν, έντυπα, εξοπλισμό, αναλώσιμα και πάσης φύσεως υπηρεσίες, που γίνονται για λογαριασμό του Σωματείου.
Διευκρινίζεται, ότι για τις παραπάνω δαπάνες, απαιτείται προέγκριση των οικονομικών προσφορών και εντάλματα πληρωμή υπογραμμένα από Πρόεδρο και Γεν. Γραμματέα.
Επιπρόσθετα, όλες οι δαπάνες και τα λειτουργικά έξοδα του Σωματείου, δικαιολογούνται μέσω τιμολογίου ή αποδείξεων και εξοφλούνται με μετρητά ή μέσω τραπεζικού λογαριασμού όπως ορίζει κάθε φορά ο φορολογικός νόμος.
Για τιμολόγια από 500 ευρώ και άνω η πληρωμή γίνεται υποχρεωτικά όπως ορίζει ο φορολογικός νόμος μόνο με κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό ή με τραπεζική επιταγή.
ΤΗΛΕΦΩΝΑ ΜΕΛΩΝ Δ.Σ :
Το μηνιαίο πλαφόν, για το ποσό που αναλογεί για την χρήση κινητού τηλέφωνου σε κάθε μέλος του Δ.Σ, της Εξελεγκτικής Επιτροπής και του Τμήματος Αλληλεγγύης και Αιμοδοσίας, ορίζεται και αναπροσαρμόζεται με απόφαση του Δ.Σ.
Θα συμπληρώνεται απόδειξη πληρωμής, μέσω του οποίου θα χρεώνεται ονομαστικά το αντίστοιχο ποσό, το οποίο θα φέρει το ονοματεπώνυμο του χρήστη και δυο υπογραφές, ο πληρώσας και ο εισπράξας.
ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΕΣ :
Προκαταβολή στα μελή του Δ.Σ, της Εξελεγκτικής Επιτροπής και του Τμήματος Αλληλεγγύης και Αιμοδοσίας, προκειμένου να διευκολυνθούν στις μετακινήσεις, μπορεί να δοθεί κατόπιν διπλότυπης εντολής που υπογραφούν ο Πρόεδρος και ο Γεν. Γραμματέας.
Οι προκαταβολές που λαμβάνουν τα μέλη, έναντι των μετακινήσεων – περιοδειών, οφείλουν να κλείνουν σε διάστημα που δεν θα ξεπερνά τις 10 ημέρες μετά το πέρας της περιοδείας.
ΠΟΡΟΙ ΤΩΝ ΤΔΕ :
Για λόγους ισονομίας και την αποφυγή διακρίσεων οι πόροι των Τ.Δ.Ε, όπως και οι εισφορές προς τα Εργατικά Κέντρα καταβάλλονται μέσω κατάστασης, η οποία συντάσσεται με ευθύνη του Α’ και Β’ Ταμία και εγκρίνεται απαραιτήτως από τον Πρόεδρο και τον Γεν. Γραμματέα.
Τα δικαιώματα θα δίνονται στις δικαιούχες ΤΔΕ με συγκεκριμένη σειρά π.χ (20 – 30 ΤΔΕ το μήνα).
Καμία ΤΔΕ δεν λαμβάνει πόρους κατ’ εξαίρεση ή όταν αυτή ζητά, αλλά όταν πρέπει, βάση του μηνιαίου προγραμματισμού, ώστε όλες οι ΤΔΕ να λαμβάνουν τα δικαιώματα τους, εντός τριμήνου.
Οι πόροι των Τ.Δ.Ε καταβάλλονται πάντα μέσω κοινού τραπεζικού λογαριασμού, που είναι στο όνομα του Προέδρου, του Γεν. Γραμματέα και του Ταμία της ΤΔΕ, προκειμένου να υπάρχουν τα προβλεπόμενα παραστατικά καταβολής και είσπραξης. Αντίστοιχα και η πληρωμή εισφορών προς τα Εργατικά Κέντρα γίνεται πάντα μέσω τραπεζικού λογαριασμού από την ΕΤΕ.
Οι ΤΔΕ υποχρεούνται να εφαρμόζουν τα οριζόμενα της Οικονομικής Εγκυκλίου, να κρατούν βιβλίο Ταμείου να κρατούν παραστατικά, να αποδίδουν οικονομικό απολογισμό και προϋπολογισμό δαπανών, να κλείνουν τα οικονομικά τους σε τακτά χρονικά διαστήματα, μέσω Τοπικών Γενικών Συνελεύσεων και να αποστέλλουν τα τιμολόγια εντος δεκαπενθημέρου από την έκδοσή τους στην ΕΤΕ.
Σε περίπτωση που δεν τηρούνται τα ανωτέρω, παύει αυτόματα η καταβολή των πόρων.
Ο ορισμός της Οικονομικής Επιτροπής και Επιτροπής Αγορών γίνεται με απόφαση Δ.Σ και στελεχώνεται από μέλη του Δ.Σ τα οποία δεν φέρουν αρμοδιότητες που σχετίζονται με την οικονομική διαχείριση, (δηλ, το Ταμείο και την Εξελικτική Επιτροπή).
Τα τιμολόγια πρέπει να παραδίδονται στο Λογιστικό Γραφείο το αργότερο εντός δεκαπενθημέρου από την έκδοσή του, όπως ορίζει σήμερα ο φορολογικός νόμος.
Η οποιαδήποτε δαπάνη που δεν έχει την έγκριση Προέδρου και Γεν Γραμματέα δεν θα γίνεται αποδεκτή από τον Α ταμία και Β ταμία και δεν θα συμπεριλαμβάνεται από το Λογιστικό Γραφείο στο ηλεκτρονικό λογιστικό πρόγραμμα.
